Was darf der Chef? Und was nicht? Stichwort: Arbeitnehmerdaten

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Als besonders schützenswert gelten personenbezogene Daten innerhalb von Unternehmen. Arbeitnehmer haben hier ein Interesse, dass der Arbeitgeber verantwortungsvoll mit ihren Daten umgeht. Arbeitgeber hingegen müssen viele Regelungen beachten, sollen hier keine Fehler unterlaufen. Was genau Arbeitgeber und Arbeitnehmer in diesem Rechtsgebiet wissen sollten, erfahren Sie hier.

Was Personalakten beinhalten dürfen

Rechtsfragen zum Datenschutz finden zunehmend mehr Beachtung. Ständig entwickelt sich die Rechtsprechung weiter, bedingt auch durch immer neue Entwicklungen in der Datenverarbeitung und Datenübermittlung. Eine der wichtigsten Fragestellungen hierbei berührt die Personalakte von Arbeitnehmern. Was genau darf ein Arbeitgeber in dieser vermerken und was nicht?

Grundsätzlich dürfen in der Personalakte nur jene Daten erfasst und gespeichert werden, die für die Erfüllung der Pflichten des Arbeitgebers sowie für die Umsetzung von dessen Rechten notwendig sind.

So dürfen in der Personalakte die folgenden Daten eines Arbeitnehmers gespeichert werden:

  • Alter, Name und Adresse
  • Berufsabschlüsse, weiterführende Qualifikationen und die Einsatzfähigkeit
  • Familienstand sowie Alter und Anzahl der Kinder sowie
  • die Religionszugehörigkeit, falls diese für steuerliche Belange relevant ist.

Grundsätzlich haben Beschäftigte das Recht, ihre Personalakte einzusehen. Hierbei können Sie auch ein Mitglied der Mitarbeitervertretung hinzuziehen.

Weitergabe von Daten der Arbeitnehmer

Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber die privaten Adressdaten ihrer Arbeitnehmer nicht herausgeben. Hier entschied der Bundesgerichtshof im Januar 2015, dass Arbeitgeber die Daten von Arbeitnehmern nur zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erfassen und nutzen dürfen.

Eine Weitergabe von Daten der Arbeitnehmer ist ausdrücklich nur dann gestattet, wenn dies auch durch den Arbeitsvertrag gedeckt ist. So ist es beispielsweise zulässig, wenn der Arbeitgeber entsprechende Daten an die Sozialversicherungsträger übermittelt. Keinesfalls ist hingegen eine Weitergabe von Daten zu Werbezwecken gestattet.

Besonders sensibel ist die Datenweitergabe im Rahmen der Lohnabrechnung zu betrachten. Hier muss mit dem für die Lohnabrechnung zuständigen Dienstleister ein separater Vertrag geschlossen werden, um den Datenschutz entsprechend sicher zu stellen. Ist dieser Vertrag inhaltlich oder formal mangelhaft, kann eine Übermittlung von Daten zur Lohnabrechnung unter Umständen nicht zulässig sein und gegebenenfalls Schadensersatzforderungen zur Folge haben.

In jedem Fall müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Daten während der Übermittlung und Speicherung gegen das unbefugte Auslesen, eine Veränderung sowie gegen die Löschung geschützt sind.

Sollten Sie, egal ob Arbeitgeber oder -nehmer, weitere Informationen oder eine Beratung wünschen, wenden Sie sich an einen Fachanwalt, wie unter http://bbs-law.de/ erreichbar. Er steht Ihnen kompetent zur Seite.

Arbeitnehmerdaten sind besonders schützenswert

Arbeitgeber haben bei der Erfassung, Speicherung und Übermittlung der Daten ihrer Angestellten eine besondere Verantwortung. Arbeitnehmer müssen sich darauf verlassen können, dass mit ihren Daten seitens des Arbeitgebers verantwortungsbewusst umgegangen wird. Mögliche Verstöße können für Arbeitgeber rasch zu empfindlichen Sanktionen führen.


Bildnachweis: © Fotolia – VRD

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